Organiser et animer une réunion de mobilisation pour le FSM

, par  RECIT

Les bonnes questions à se poser avant d’organiser une réunion publique

  • Objectifs : même si l’objectif semble évident il est utile de se poser la question sur ce que l’on attend précisément de la réunion que l’on va organiser.
  • Place et rôle de la réunion dans le dispositif de mobilisation.
  • Publics visés et moyens de communication pour lancer l’invitation.
  • Contraintes techniques et logistiques.

Communiquez sur la réunion, avant et après sa tenue

  • Annoncer la réunion en exploitant tous les moyens de communication locaux pour mobiliser le maximum de participants, restituer les échanges en diffusant le compte- rendu. Une grande partie de l’efficacité de la réunion réside dans ce que l’on fait avant et après.
  • La redondance dans la communication, loin d’être un défaut est une nécessité. Diffuser une information une fois c’est du temps perdu : la diffuser trois fois de manière différente sur des supports différents est le minimum syndical.

Bâtir l’ordre du jour et le fil de la réunion : établir un “conducteur”

  • Choisir en fonction des objectifs de la réunion l’ordre des sujets à aborder.
  • Identifier les personnes intervenantes et définir avec eux leur temps d’intervention.
  • Apprécier le temps nécessaire pour chaque sujet : présentation, réactions, échanges.
  • Préparer des exposés clairs et synthétiques, des supports de communication lisibles et des interventions courtes pour laisser la place à la discussion.
  • Prévoir sans parcimonie les temps d’échanges après chaque intervention.
  • Le principal piège à éviter consiste à« bourrer » l’ordre du jour. L’efficacité d’une réunion ne se mesure pas à la quantité d’informations transmise par les intervenants mais à la qualité des messages retenue et retransmise par les participants.

Préparer l’organisation matérielle de la réunion

  • Penser au lieu : choisir un lieu central, facile d’accès pour le plus grand nombre : salle appropriée à ce type de réunion.
  • Mettre en scène et disposer la salle en fonction du style que vous souhaitez donner à la réunion. Les dispositions du type estrade et public séparé sont conseillées pour les réunions de plus de 50 personnes. En dessous, une disposition des tables en U peut être privilégiée pour laisser une place prépondérante à l’animation de la réunion et un espace d’expression aux participants.
  • Prévoir du matériel de projection pour un support d’information et du matériel de sonorisation et d’enregistrement ; une personne qui organise les temps de paroles et fait circuler un micro, etc.

Anticiper le déroulement de la réunion

  • Identifier à l’avance les interventions et questions du public : demandes de précisions sur le projet (toutes les personnes n’ont pas le même niveau de connaissance).
  • Prévoir toutes questions et remarques hors projet, sur une problématique plus générale ou sur d’autres points sensibles et décider comment les traiter.

Temps d’échanges avec la salle

  • Ce temps doit permettre de laisser la parole à la salle et de laisser s’exprimer ceux qui le souhaitent.
  • Éviter le système question/réponses ; préférer “Qui souhaite intervenir ?” plutôt que “qui souhaite poser une question ?”
  • Prendre 4 ou 5 interventions d’affilée auxquelles les intervenants répondent globalement : l’important est de donner au maximum la possibilité au public de s’exprimer.
  • Il faut veiller à donner la parole aux participants les moins exercés car sinon la réunion risque de se transformer en “dialogue d’initiés”
  • Si l’assistance est nombreuse (30 personnes et plus) il est possible d’organiser des petits groupes d’échanges pour que tous s’expriment avec restitution collective par un rapporteur. Vous trouverez plus de précision sur ce travail en petits groupes en cliquant sur http://www.recit.net/?Le-Philipps-6x6.

L’importance de l’accueil, de la convivialité et de la fête

  • Il est essentiel que le lien humain précède ou accompagne le lien des idées. La convivialité ne nuit pas au sérieux du travail, elle le renforce.
  • Accueillir les participants c’est un élément essentiel. Un témoignage : Le groupe s’étiolait. Les jeunes ont pris en main l’accueil. Au début de la réunion, ils ont mis une table avec des boissons et des choses à manger. Cela a changé l’ambiance du tout au tout.
  • Prendre du temps pour la présentation. Cela permet à chacun de s’exprimer et de se sentir partie prenante du groupe. Si le groupe est nombreux et un tour de table serait trop lourd, favoriser le temps des présentations au moment de l’accueil C’est ce qui permet de "faire réseau", chacun repérant qu’untel milite aussi dans telle association, habite tel endroit, a telle ou telle préoccupation
  • Prévoir des temps de convivialité et de « fête ».
  • Ne pas sacrifier les pauses.
  • Susciter des témoignages qui font appel aux pratiques de chacun, à la vie quotidienne

Clôturer la réunion

  • Éviter que la fin de réunion s’effiloche : annoncer d’une manière franche que la réunion est terminée.
  • Annoncer les suites : compte rendu, prochaines réunions et autres échéances.
  • Dire que l’animateur et les intervenants restent à la disposition de ceux qui souhaitent échanger avec eux.
  • Inviter les participants qui le souhaitent à rester pour continuer les échanges entre eux et avec les organisateurs.

Assurer la suite de la réunion

  • Se donner le temps de capitaliser les éléments issus de la réunion, en faisant un bilan avec du recul sur le déroulement.
  • Rédiger et communiquer le compte-rendu à l’ensemble des participants.

Suivez-nous

Sites favoris Tous les sites

0 sites référencés dans ce secteur